一周停止发送内部电子邮件的体验 |
| 来源：email100.com 时间：2012-10-31 |
| “下周禁止发送所有内部电子邮件。”我对手下员工宣告道。
我希望说这番话自己能够昂头挺胸，下巴高扬，一派理直气壮的样子。结果恰恰相反，我在会议桌后面怯怯地低声宣布了这个消息，而我的团队表示强烈反对，向我连声抱怨。
“我们什么也做不了。”
“全公司都要陷入停滞。”
“每隔两分钟我们就会互相打扰。”
“我不能等上一个星期再去面对面讨论紧急的问题。”
“这会把我的生活搞得一团糟！我要怎样向助手委派工作吗？我已经有太多的事情要做。”
“将会是一场混乱。”
当他们从惶恐中平静下来后，我们谈论了为什么我想让公司回到电子通信出现前的黑暗时代。下面就是我阐述的理由，可以让我们（或者你们）的公司从停用电子邮件的一周中受益。
今天，在大多数公司里，内部电子邮件占所有邮件的比例从一半到四分之三不等。阅读、处理、管理、整理并回复邮件，占用了员工大量的时间。我们往彼此的邮箱和任务清单里填注了大量鱼龙混杂的信息，然后每天浪费几个小时查阅数百封毫无用处的电子邮件，以确保我们不会因错过两三封重要邮件而显得不负责任。
更糟糕的是，电子邮件并不是解决问题和把握机遇的最佳媒介。电子邮件迅速地给我们带来了问题，而这些问题却没有得到迅速回复；电子邮件的篇幅很长、信息庞杂，却没有明确的行动步骤；谈话抄送的人太多，而许多人给出的意见过于简单。这还算是不错的了。
掩盖在集体电子邮件紊乱症下的是组织和人际关系所赖以发展的重要交流。电子邮件是处理这些问题最糟糕的平台。我时常看到企业领导人在电子邮件中的言辞比直接谈话中的态度更为严厉。电子邮件已经成为解决矛盾的错误途径，为此耗费的时间和信任成本高得惊人。
电子邮件并不是通讯工具
有关电子邮件的第一点真相就是，电子邮件会助长人们懒惰和浮躁的交流。我们通常把关注的事情或问题写在电子邮件里，点击发送按钮，只要发送成功：现在这就是你的问题了。你得设法想出下个步骤，补充缺少的信息，或者我们下次见面的时候不要忘记提起。
我们得到解脱了，因为我们不需要再考虑这个问题了。
然而，这种轻松感只能维持到我们收件箱有新邮件进来之前，同时或其他人也会同样地向我们扔包袱。
不幸的是，我们大多数人都乐于摘取唾手可得的果实。如果这封电子邮件容易处理，我们会迅速回复，然后享受成就感。如果不好处理，我们就会把这封邮件放在一边，同时搜寻其他容易回复的邮件。大多数组织的领导人会把电子邮件转发给别人——而不是相互讨论问题。
在应对挑战的过程中，深思熟虑是项艰难的工作。实际上，电子邮件快捷巧妙的特性阻碍我们停下来扪心自问，“这个问题需要优先解决吗？与谁解决？”我们通常被动地而不是主动地解决问题。
你是消防水管
我培训过的许多领导人普遍向我抱怨，他们为电子邮件耗费了过多的时间，无法制定战略规划。这是千真万确的事情。如果我们的脑干用于处理大量复杂的电子邮件，我们就无法为前额叶皮质创造空间，进行创造性的深层次思考。但是这并不只发生在我们身上。我们一边自作自受一边加害他人。每当我们利用电子邮件回复那些本该通过面谈或者电话口头讨论解决的问题时，我们让电子邮件紊乱症永无痊愈的那一天。
我的团队和我本人都为缺乏工作效率而感到沮丧，这促使我对内部电子邮件发布了一周的禁令。我不希望一天结束之时，为无关紧要的事忙得疲惫不堪。
不过我承认，我也感到很担心。万一他们抱怨的都是对的怎么办？如果我们不停打断别人的工作，回到没有电子邮件的备忘录时代，忘记了工作任务怎么办？我不想看起来像傻瓜一样——这让我无法忍受。
我们的沉迷是有原因的
在第一天结束后，蜂拥而至的新电子邮件不再浪费我的时间。我感到内心平静，同时有个令人不安的问题涌上心头：我该怎样利用时间呢？
就像许多公司领导人一样，我列出了很多推动组织进步的计划，但是似乎从来都没有时间实施。然而，最重要的事情通常也是最难做的事情。没有了电子邮件这项让人分散注意力的干扰因素后，我不得不面对一项事实：我以前一直在下意识地纵容电子邮件，让它拖延我采取实际行动，去处理那些最优先但也棘手的问题。
我开始利用最佳的工作时间，解决面前艰巨的任务。而我的团队也做出了同样的选择，我们不再强烈想要通过电子邮件了解最新信息。在这种状态下，我们的工作更加专注，效率更加高。许多人错误地把紧急地收发电子邮件看做富有工作效率，但是这种紧张忙碌通常意味着善于使用策略，而不是制定战略和发挥创意。当我们停止发送电子邮件的时候，我们也不再给彼此制造紧张气氛。我们的压力每天明显减少。我们因此提高了工作效率。
我认为，浮躁的电子邮件最大的危害就是妨碍我们做最复杂的工作。
有违人们直觉的是，这也是电子邮件最有吸引力的自身优势：它能保护我们不冒风险，避免在最具挑战性的事务上倾注最大的努力。
限制电子邮件帮我们做选择
一周停用内部电子邮件，我们遇到的挑战不仅是对工作更加深思熟虑，还要在处理工作和对待同事时更慎重。我们打消了只要不停发送电子邮件，就可以做好一切工作的错觉，我们把注意力集中在最紧急的优先事项上。在信息或机会放到某个人的办公桌上时，我们学会扪心自问，“这件事是否足够重要，要让我来拿给团队讨论？ ”而不是条件反射地转发电子邮件。讨论给了我们机会来界定某个创意是否有趣，为什么有趣，为什么值得我们关注。
无论是两位合作的团队成员通过解决矛盾建立了信任，还是我们在解决问题的过程中得到了意想不到的创意，沟通让我们再次意识到被忽视的人际交往的力量。
有效利用电子邮件
在我们的试验中，我们一直在留意何时电子邮件是完成工作更有效的手段，下面是利用电子邮件提高工作效率的四种方法：
传递简单明确的信息。也就是说，传达会议议程或指明位置方向。这类邮件不会产生混淆或者争议，有收件人不会对此提出问题。
委派明确的行政事务。“你能为这个人安排日程吗？”“你能把这份文件发给我吗？”“你能在周五中午来吃午饭吗？”提出非常清晰的要求。把电子邮件的内容限定于清楚准确、毫无疑问的任务。
发送附件。在讨论手头任务的谈话中达成共识后，使用电子邮件向对方发送相关文件是个好办法。“你能审阅一下我们讨论过的工作说明？”电子邮件类似于快递服务，而不是项目管理工具。
记录或总结完整的谈话。“下面是我们项目会议的纪要。”“以下你刚刚做的业绩评估。”在确认事实清楚无误方面，电子邮件是不错的总结工具。
一周无邮件办公感想
电子邮件已经如此深深嵌入我们的工作方式之中，以至于通过构建使用规范来管理电子邮件（每天在特定时间处理电子邮件，或者遵循格式规则）还远远不够的。我们的公司尝试过采用各种技术，不过都以失败告终。我们需要一周的戒断来摆脱依赖性，并切实地感受到，在电子邮件的数量得到限制的环境中，我们能够提高多少工作效率。像所有成瘾状况一样，实际戒隐不像想得那般简单。一周的戒断期对于突破电子邮件依赖至关重要——所以不要跳过这个步骤。
在停止发送内部电子邮件（我们把异地办公的同事看做外部人士）的一周内，你的团队成员是否记录下他们每天的体验。
他们在工作压力、节奏和效率等方面是否体验到不同？
他们会利用此前发送电子邮件的时间做些什么？
什么问题可以通过谈话更高效地解决？为什么？
什么时候发邮件比面对面交流更好？
当这周结束时开会评估，决定你未来使用电子邮件的方式。即使你的团队隶属于一家更大的组织，你依然能对自己所处的一隅拥有影响力。企业文化的改变可以从你开始。你和你的团队能够选择，究竟是湮没在电子邮件的海洋里，还是运用自己的力量为电子邮件设定限制。 |
|
|
|
